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项目开标准备三步十六项

2017-06-02 14:51 来源:政府采购信息报/网

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    编者按 公开招标是最能体现公平竞争的一种政府采购方式,完整的招标程序包括招标、投标、开标、评标和定标5个阶段。其中开标的环节,承接着招标、投标与评标、定标,在招标、投标之后,就要组织开标,开标之后就是评标定标。因此开标工作是否顺利,直接影响着后续的评标定标能否有序开展,决定着项目采购能否顺利完成。如何确保开标工作顺利开展呢?开标前扎实的准备工作不可或缺。那么如何做好开标前的准备工作?以下三大方面16小项的梳理将为一线人员提供实战参考。
 
  一、材料准备
 
  1.招标阶段形成的文件材料
 
  招标文件编制中形成的文件材料:采购人委托项目时所提交资料+采购机构组织项目前所编制的采购方案和归集的资料+编制招标文件时的分析论证资料+招标文件底稿及正式招标文件。
 
  招标文件发售中形成的文件资料:招标公告信息发布资料+响应招标项目的供应商信息+供应商响应报名时提交的资格证明文件材料+对供应商资格审查的书面记录及相关资料+经审查合格供应商名单和不合格供应商名单及理由说明和证明材料等。
 
  注意:有关招标文件的发售记录,尤其是购买了招标文件的供应商名单,要在一定范围和一定时期内相对保密,以防投标供应商信息泄露。
 
  2.投标阶段形成的文件材料
 
  投标过程中,由于投标供应商对招标文件的有关内容有疑问而需要向代理机构提出书面询问,代理机构要对询问的有关内容作出书面答复;投标供应商要向代理机构递交投标文件、交纳投标保证金,代理机构要接收投标供应商递交的投标文件并出具签收证明等,这些工作都需要有书面文字记载,这就形成了投标阶段的文件材料。
 
  注意:有关投标供应商递交投标文件的资料、记录等,应在一定范围和一定时期内保密,尤其要对供应商提交的投标文件妥善保管,以防泄露投标信息。
 
  3.开标所需材料
 
  根据开标需要,这些书面、格式化的文件材料主要有:开标议程,开标会场纪律,监督人员和工作人员以及参加开标的领导来宾及其他有关人员名单,开标仪式主持词,工作人员职责及注意事项,投标人注意事项等;如有领导参加并需讲话的,还应为出席会议并讲话的领导草拟准备讲话稿;如有监督人员或者监证人员参加,还应提前为他们准备监督或监证时所使用的相关文件材料。
 
  4.评标所需材料
 
  根据评标需要,使用的文件材料主要有:招标文件,评标工作安排,评标程序,评标工作纪律,评标注意事项,评委会工作职责,评标办法、评分标准、评分表格等,最主要的是评标办法和评标标准、评标表,已经载入了招标文件的,则不必另行准备。
 
  有些地方、有些机构还要求评委会成员在评标前要签署廉政承诺书,如有必要,应在开标前把承诺书格式准备齐备,在评标开始前提供给评委会。
 
  5.定标所需材料
 
  定标所需的文件材料主要是定标原则和定标依据,一般都已在招标文件中载明,但有些招标文件只是原则性规定,如有必要,应在开标前细化。代理机构在评标结束后两个工作日内,应将评标报告提交采购人,由采购人根据评标报告确定中标人,或者授权评委会或委托代理机构根据评标报告直接确定中标人。不论采用哪种方式,都必须在开标前将定标所需文件材料准备齐全。
 
  二、人员准备
 
  6.组建评标委员会
 
  评标专家应来源于政府采购监管部门管理的专家库,由采购人和代理机构代表于开标前在监管机构监督下随机抽取。专家抽取后,应通知采购人,由采购人确定其单位代表进入评委会。
 
  注意:采购人代表进入评标委员会的,应当有采购人单位法定代表人的授权,并作为评审成员之一。
 
  7.确定开标工作人员
 
  开标前工作人员:主要负责接收投标文件和组织开标活动,办理开标筹备过程中的有关准备事宜。
 
  开标工作人员:包括开标人、唱标人、监标人、记标人,主要负责与开标有关的各项工作,如开启投标文件、宣读投标报价、监督开标唱标、记录开标过程有关情况等。
 
  开标后工作人员:主要负责收集与开标有关的文件资料和开标的后续工作以及与评标委员会进行联络,负责与有关方面的联系等。
 
  8.确定评标工作人员
 
  评标工作人员,主要是在评标过程中为评委会提供服务的,如负责传递、收集、整理与评标有关的文件、资料,记录评标过程,汇总、审核评标结果,并负责代理机构与评委会之间、评委会与投标供应商之间的联系和联络。确定评标工作人员数量的原则,要既满足评标工作需要,又确保评标工作在相对保密的情况下开展。
 
  9.通知采购人代表参加开标
 
  对采购人单位参加开标的人员,应在开标前通知到采购人单位,由采购人单位通知到本人,特殊情况下可在征得采购人单位同意的情况下直接通知到本人,要求其按时参加开标。对于招标组织机构的领导和项目经办人需要参加开标的,也应提前通知到本人。
 
  10.邀请监督单位及监督人员
 
  政府采购监督单位主要是政府采购监管机构和同级行政监察机关。开标前,招标组织机构应将招标项目的基本情况和实施情况以书面方式告知,并将开标时间、地点通知他们,邀请届时派员到场监督。
 
  11.预估参加开标供应商数量
 
  有的供应商虽提出了响应,也购买了招标文件,可能因故放弃投标或临时不参加,这就需要对参加投标的供应商及其人员作出预测,以提前做好接待工作。如有必要,可在开标前某一时间(最好是开标前一天)电话或传真方式向已购买招标文件的供应商确认。
 
  注意:预测或确认参加开标的供应商及其代表数量,应在相对保密的情况下进行,以防泄露投标供应商信息。
 
  三、会务准备
 
  12.会场准备
 
  选择场地:要根据人数规模选择适当会场,场地灯光、音响、话筒、电源、空调等设施要符合开标的基本条件,尽量选择入口处在会议后方的会场。
 
  场地布置:开标会场要根据接标、开标、唱标、监标、记标等工作需要及参加开标有关人员的活动需要布置会场,会标(横幅)、主持台、工作人员台、与会人员台、签到台以及开标所用物品的摆放和布置,要根据需要随时调整。
 
  13.物料准备
 
  会务方面所需的物品,主要是开标过程中所需的一些物品用具,包括以下几方面:
 
  工作人员需要的用品,如剪刀、签字笔、记录纸、订书机、包装袋、包装箱、交通工具等;
 
  参加开标会的其他人员需要使用的用品,如记录笔、记录纸等;
 
  评委会成员在评标时需要使用的物品用料,如记录笔、记录纸、计算器等,也应在开标前准备齐备;
 
  开标过程如需要照相、摄像、监控,则应在开标前把照相、摄像以及监控器材准备齐备。
 
  14.后勤服务
 
  从开标到评标是一项连续性的工作,一环套一环,中间不能有停顿和间歇,这个过程有可能是半天,也有可能是一天或者几天,如果开评标在短时间内不能结束,有必要为有关人员做好后勤服务准备工作。
 
  比如说,工作人员及评委会成员的用餐,应该提前做好安排,避免人员远离,造成现场涣散或者相关信息的 泄露。
 
  15.标前预备会
 
  在开标前,代理机构应当组织召开一个预备会,以了解、通报、汇总、检查各项准备工作的筹备情况,研究、部署、安排开标及评标过程中的有关事务性工作,重申开标、评标流程以及开标、评标过程中的人员配合和工作纪律以及相关人员的责任问题,以进一步明确每个工作人员以及相关人员的个人岗位定位,查漏补缺,充分考虑各种环境和因素的应急预案,确保开标前的各项准备工作万无一失。
 
  16.其他准备
 
  在招标采购活动中,特别是在开标的前期准备过程中,招标组织机构及其工作人员要充分考虑各种可能出现的情形和变故,提高预见和应对各种复杂问题的能力,并根据经验和预案进行临场控制。
 
  不论是可以预见的还是不可预见的情形,在开标前,都是可以由工作人员根据经验提前做好各项准备,最大程度将不可确定性变为可确定性。对于不可以预见的因素和情形,要提高预测和防范能力,变不可控为可控,充分做好开标前的各项准备工作,以确保招标采购活动顺利进行。
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